Microsoft365(旧Office365)とは何者か初心者なりに説明してみた
今回は Office365™ とはそもそも何かについて解説していきます。
Office365 が導入されたものの何が出来るのか分からず、日々奮闘しているユーザーさんも多いかと思います。確かに出来ることは多いのですが、実際のところユーザーにとって必要な情報は一握りです。
まずは全体像を把握して、どのような機能があるのか確認していきましょう。
最新版があります
本記事は2015年に公開されたもので、かなり古い内容となっています。
アップデートしたこちらの記事をご覧ください。
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Office365 ってそもそもなに？
そもそも Office365 って何者？という話から入りますが、 Office365 とはざっくり説明すると「月額支払の企業向けクラウド版グループウェアサービス」のことです。
月額の料金やプランに関しては経営者さんに任せるとして、クラウドって何？雲？と思うかもしれません。
ITにおけるクラウドとは
ソフトウェアやハードウェアの利用権などをネットワーク越しにサービスとして利用者に提供する方式
クラウドとは 【 cloud 】 – 意味/解説/説明/定義 ： IT用語辞典
のように用語辞典では説明されています。
要するに「インターネット上にテーブルや本棚があって、そこはみんなで作業できるスペース。」ということです。
Office365 で何が出来るの？
それではOffice365の内容に入って行きましょう。Office365 には大きく分けて4つの機能があります。
- SharePoint® ⇒情報の管理、共有(サイト、OneDrive™などが所属しています。)
- Exchange ⇒メール作成、受信(メールや予定表などが所属しています。)
- Skype®(旧 Lync®) ⇒オンライン電話
- Business ⇒Wordなどの Office 関連アプリケーションの機能
Office365の機能は、これら4つの中のどれかに必ず所属しています。これらは管理者側にとって重要ですが、ユーザー側としてはあまりこの区分は必要ありません。頭の片隅にでも入れてください。
むしろ把握しておくべき細かい機能として以下の機能を覚える必要があります。
- メール
- 予定表
- 連絡先
- Yammer
- OneDrive
- サイト
- タスク
- Word Online
- Excel® Online
- PowerPoint® Online
- OneNote® Online
- Sway
- Delve
以上の13個の機能と、画像には表示されてませんがオンライン電話機能の skype(Lync) を加えた計14個の機能に細分化されます。
Office365 の各機能について
軽くではありますが各機能の説明を加えます。各機能の下部分により詳しく解説してあるページを掲載します。もし気になったらこちらも参照にしてください。
メール
社内で使えるメール機能のこと。検索機能もあり、フラグを付ければタスク化出来るで返信を忘れることはありません。メールの容量は50GBもあるので安心です。
予定表
スケジュール管理機能のこと。ここに書き込めば会社全体・特定のグループなどに情報共有できます。その他にもオンライン会議も予定に入れることが出来ます。
連絡先
連絡帳のこと。ここに連絡する人を追加しておけば、オンラインで電話したりメールできます。
Yammer
社内用のSNSのこと。社報や雑談など書き込めるため、情報共有だけでなく社内のコミュニケーションの増加させることが出来ます。
OneDrive for Business
クラウドストレージサービスのこと。オンライン上にファイルや画像を保存することができ、それを共有することが出来ます。現在の容量は無制限です。
サイト
Office365 内に新規HPなどのサイトが作成できます。例えば個人ブログや、掲示板などに活用することが出来ます。
タスク
仕事などのタスクを管理・共有することが出来ます。詳細を入れれば時間制限やメモも加えることが出来ます。
WordOnline、Excel Online、PowerPoint Online、OneNote Online
各種Officeのオンライン版のこと。一部機能は制限されているものの、通常版とは閲覧に関して完全に互換性があります。その他に複数人での同時編集をリアルタイムで行えることも特徴の一つです。
Skype for Business
オンラインで出来る電話のこと。電話はもちろん、テレビ電話、自分の画面の共有、PowerPointを使ったプレゼンなど行えます。
Sway
簡単に作成できるプレゼン機能のこと。同じような機能としてPowerPointがあリますが、Swayのほうが簡単にかっこいいプレゼン資料を作成できます。
Delve
行動の記録帳のこと。Office365 内で共有したファイルや、クリックした項目を記録します。その記録を自分で確認したり、他の人の行動を確認できたりします。