社内で会議を開催する際、参加者全員のスケジュールを調整するのに苦労しませんか？
参加者全員のスケジュールを前もって把握できたら楽ですよね。

それを可能にしてくれるのが Office365 の 予定表 の共有機能です。以前の記事でも説明していますが、仕様が変わったところもあるので再度解説したいと思います。

社内の社員と予定を共有する

自分の予定を社内の社員に共有する

①ホームタブの「共有」をクリック、または自分の名前を右クリックし「共有アクセス許可」をクリックします。

②共有したい相手のメールアドレスまたは連絡先の名前を入力します。社員の人であれば「連絡先」が連携して、ユーザーの候補が出てくるので対象をクリックします。

③予定をどこまで共有するかの範囲を選択し、共有をクリックします。

④すると共有への招待がメールで送信され、相手の名前が組織内の連絡先に追加されます。

アクセスレベルの説明

ここで、どこまでの予定を共有するかの範囲であるアクセスレベルの説明をしておきます。

• 自分の空き時間情報の表示が可能：予定の場所などの詳細は表示されず、「予定あり」とだけ表示されます。この「予定あり」という表示は予定をクリックし編集の公開方法から、または予定を右クリックし表示方法から変更できます。
• タイトルと場所の表示が可能：予定があることに加え、予定のタイトルと場所が表示されます。
• すべての詳細を表示可能：予定の全ての情報が表示されます。
• 編集が可能：自分の予定を表示、編集、削除できる編集アクセス権を与えることができます。
• 代理人：自分の予定表を編集できるだけでなく、自分の代わりに会議をスケジュールしたり、会議出席依頼に返信したりと、自分の代理として操作する権限を与えることができます。

社内の社員の予定を確認する

①左上の「予定表を検索」の欄に確認したい相手の名前を入力します。するとユーザー候補が出てくるので、対象の名前をクリックします。

②予定表に確認したい人の予定が表示されるようになりました。

予定表のアクセスレベルの変更、停止をする

予定を共有したあとでも、アクセスレベルの変更をしたり、共有を停止することが出来ます。

①自分の名前を右クリックし、「共有アクセス許可」をクリックします。
②対象のユーザーのアクセスレベルを変更します。
　共有を停止したい場合は右のゴミ箱のアイコンをクリックしユーザーを削除します。

最後に

今回は 予定表 で社員個人と予定を共有する方法を紹介しました。共有した人達の予定が自分の予定表にまとめて見られるので便利ですよね。

Office365 の共有機能を使うことで、スケジュールの把握・調整が格段に楽になるのでぜひとも活用してみてください。