Office365の「ユーザー」ってなんだろう?「ユーザー」を追加するとは?

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Office365の「ユーザー」ってなんだろう?「ユーザー」を追加するとは?

社員が Office365™ を使うには、各社員に割り当てられた「ユーザー」というものが必要です。

管理者のお仕事は、社員が使うユーザーをあらかじめ用意し、各社員に割り当てておくことです。

ユーザーってなんだろう?

ユーザーとは、Office365 を使う社員そのものを表します。Office365 の中での自分という表現の方が正しいかもしれませんね。名前はもちろんありますし、所属や役職もあります。生年月日や顔写真などもあります。

それらユーザーの持ち物の中でとても重要なものがあります。それは「ID」と「パスワード」です。

ID は identification の略でアイディーと読みます。ユーザーを識別するために使用します。

ユーザーのイメージ

IDとパスワード

IDは社員とユーザーを強力に紐付けるものです。IDは全ユーザーそれぞれ違います。IDが分かればどの社員のユーザーなのかすぐに分かります。

Office365 ではIDはメールアドレスです。

パスワードは、ユーザーを使っている社員本人が決めます。パスワードは絶対に他人に知られてはいけない秘密の合言葉です。

社員が Office365 を使う際、必ずIDとパスワードを入力する必要があります。IDを入力することで誰なのか、パスワードを入力することで本当にその人なのか、を確認することができます。社員は、自分のユーザーのIDと正しいパスワードを入力して、初めて Office365 を使うことができるのです。

一時パスワード

でもちょっと待って下さい。
社員が初めて Office365 を使う場合、パスワードに何を入力すればよいのでしょう?社員はまだ Office365 を使ったことがないので、ユーザーに秘密のパスワードを設定することができないはずです。

ここで登場するパスワードが「一時パスワード」です。このパスワードは管理者があらかじめユーザーに設定しておくものです。社員が初めて Office365 を使う際、この一時パスワードを入力します。

“一時”というからにはずっと使えるものではありません。社員が初めて Office365 を使った時、社員自身によって正式なパスワードに変更されます。これでユーザーに社員本人しか知らないパスワードを設定することができます。

管理者もユーザーです

今まで「管理者」という言葉(あなたのことです)が出てきていますが、実は管理者もユーザーです。ただしとても権限の強いユーザーです。”権限が強い”とは、一般のユーザーでは許されていないことができるということです。

ユーザーの追加も管理者にしか許されていません。そのような理由でユーザーの追加は管理者のお仕事なのです。

ユーザーを追加するとは

ユーザーを追加するとは、管理者が以下の作業を行うことを指します。

  • Office365 を使う社員を一覧にする
  • 社員それぞれのユーザーのIDを決める
  • ユーザーの一時パスワードを決める
  • Office365 にユーザーを登録する
  • 各社員にユーザーのIDと一時パスワードを教える

これで、社員が使うユーザーをあらかじめ用意し、各社員に割り当てることができます。

最後に

ユーザーとは何なのか、そしてユーザーを追加するとはどういうことなのか、おおまかにでもお分かりいただけましたでしょうか?

ユーザーの追加の具体的な作業内容は基本中の基本ですので、近々改めて説明しますね。