社内の予定を共有しやすくなるOffice365の「予定表」の共有機能を使ってみよう
社内で会議を開催するとき、参加者全員のスケジュールを合わせるのは大変です。事前に参加者全員のスケジュールを把握できたら楽になると思いますよね。
それを可能にしてくれるのが Office365™ の予定表の共有機能です。今回は社内の予定の共有にスポットをあてて解説をしていきます。
新しいOutlook
2019年7月に「新しいOutlook」がロールアウトされました。旧版に戻ることはできませんのでこちらの記事をご覧ください。
スマートフォン
スマートフォンからでも他の人の予定表を見ることができます。
前提として
共有できる範囲は管理者によってあらかじめ決められています。管理者の設定によっては外部公開や、内部共有も不可能な場合もあります。
この記事は「特に制限がない」ことを前提で記事を書きますが、設定によっては一部使用することができない場合もございます。ご了承ください。
共有対象には3つの大きな枠組みがある
Office365 の予定表は予定を共有する対象として、以下の大きな3つに分けられています。共有したい人がどこに属しているのか考える必要があります。
- 社内の個人だけ
- 社内の特定のグループ
- 社外の人
今回は「社内の個人だけ」について説明していきます。
社内の社員と予定を共有する
自分の予定を社内の社員と共有する
▼①自分の名前を右クリックして「予定表の共有」をクリック。 ②右上にある共有をクリック。 このどちらかを選択します。
▼①共有したい人の名前を「共有するユーザー」に入力します。 ②予定を公開する範囲を選択します。 ③最後に送信ボタンを押して、共有したい人に認証メールを送信します。
ここで予定のアクセスレベルについて軽く説明しておきます。
- 「空き時間情報のみ」→全ての予定が非公開となり、「予定あり」と表示されます。この「予定あり」という表示は予定詳細の「公開方法」という項目で変更できます。
- 「詳細情報の一部」→予定の予定名と開催場所のみ表示されます。
- 「詳細情報」→予定のすべて情報が開示されます。
- 「編集者」→自分の予定表に予定を書き込む権限を与えることができます。
- 「代理人」→自分の予定表に予定を書き込む権限を与えます。加えて予定の出欠依頼を返信することができます。
▼共有したい人に認証メールが届きます。このメールの中身にある「予定表の追加」を押せば共有できます。ついでに隣の「自分の予定表も相手と共有する」もクリックしておいて、お互いに予定を共有しておくことをオススメします。
▼共有したい人と予定の共有ができたので、共有したい人に自分の予定が表示されるようになりました。
社内の社員の予定を確認する
▼左上の欄に確認したい名前を入力します。
▼社内の人であれば「連絡先」が連携して、名前を予測表示してくれます。表示してくれた名前が正しければ名前をクリックします。
▼予定表内に確認したい人の予定が表示されて確認できるようになります。
予定表のアクセスレベルを変更する
予定を共有した後でも、共有相手のアクセスレベルを変更することができます。
▼自分の名前を右クリックします。その後「アクセス許可」を選択します。
▼①アクセスレベルを変更する。 ②この人に公開を中止する。 このどちらかを選んで設定した後に③の「保存」を押してください。
最後に
今回は社内の個人との予定の共有について解説しました。一度共有してしまえば、複数人の予定表を自分の予定表に表示することができます。
Office365 の共有機能を活用すれば、個人間のスケジュール調整が一気に楽になるので是非とも活用してみてください。