待ち合わせの時の連絡はOffice365「Yammer」がベスト!

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待ち合わせの時の連絡はOffice365「Yammer」がベスト!

お客様先訪問や飲み会の時など、同僚と待ち合わせる機会は多いと思います。どんな方法で連絡を取り合っていますか?音声通話やSMS、LINEでしょうか。

ちなみに会社から仕事用にガラケーやスマホを貸与されていますか?ほとんどの場合、プライベートのスマホを仕事で使っていると思います。

仕事でプライベート情報を教えるのは多少なりとも抵抗がありますよね。何とかならないものなのでしょうか。

連絡方法あれこれ

スマホ操作

同僚との待ち合わせで使われている(と思われる)連絡方法を並べてみました。だいたい網羅されていると思います。

音声電話

最も一般的ですが、最も使いづらいと思います。

もちろんプライベートの電話番号を教え合う必要があります。

電車内では使えないですし、降りた直後もアナウンスがうるさくて会話なんてできません。お互いに会話ができる環境にいないと役に立ちません。

SMS

会社から端末を貸与されているなら、これが一番現実的でしょう。

電話番号さえ分かればガラケーでも使えます。貸与されていないなら・・・課題が残りますね。

+メッセージ

SMSの後継です。

電話番号さえ分かれば使えるLINEのようなイメージです。友だち登録は不要です。グループメッセージもありますし、スタンプもあります。いい感じですよね?

ただ、なぜか大手3キャリアでしか使えません。

それにPR不足で存在自体知らない人がほとんどなのではないでしょうか?全く普及していません。今後プリインストール端末が増えていきますので、それ待ちといったところでしょうか。

現時点では全く使えないと言ってよいです。

LINE

何気に一番使われている連絡方法かもしれません。社員間の連絡で使われるケースが普通になってきています。

LINE自体が普及していることと、複数人でメッセージのやり取りができることが一番の利点ですね。

ただ、プライベートのIDで友だちになるのは非常に抵抗があります。最近iPhoneを貸与している会社をよく見ますので、法人アカウントで使っているのかな?

iMessage

電話番号を教えなくても、Apple ID(メールアドレス)で送受信できるので、比較的抵抗は少ないです。

ただ、iPhone専用という一番の難点があります。

メール

リアルタイム性に欠けます。

返信に返信を重ねることになるので冗長で、話の流れの把握が大変です。

利点はプライベート情報を教えなくてもよいということぐらいですね。

そもそもメールを使わないという最近の流れにそぐわないです。社員間の連絡手段としては廃れていくと思います。

SNSなどの各種サービス

全員が同じサービスのアカウントを持っているとは思えませんし、プライベートのアカウントは非常に抵抗があります。

小規模の会社ならまだしも、会社用に全員がアカウント作成するのはかなり面倒です。

もし社員共通でサービスを利用するのであれば、以下がおすすめです。

弊社では社外の方とのやり取りのために Chatwork も併用しています

Slack

Chatwork

Google ハングアウト

そしてYammerにたどり着く

ゴールに到着

連絡方法それぞれに一長一短はありますが、進んでプライベートの端末で使いたくはないですね。

そんな時は Office365 の Yammer を使いましょう!会社の Office365 のアカウントですので、プライベート情報を一切気にする必要はありません。

プライベートメッセージ

特定の人とメッセージやファイルのやり取りができるチャットです。グループチャットのように複数人が同時に参加することもできます。

数人でお客様先に訪問する時、「着いた。改札前で待ってる」「ちょっと遅れそう。現地で落ち合いましょう」「この件確認するの忘れそうだから共有しとく」のように気軽に状況を共有できますので、非常に便利です。

スレッド

Yammer で普段使っているグループへの投稿のことです。

忘年会のような大人数のイベントの時はこっちを使いますね。「イベント」グループに”2018年忘年会”用のスレッドを投稿する感じです。

「イベント」グループをプライベートグループにすることはないでしょうから、誰でも見ることができます。全員に周知するにはもってこいです。

参加・不参加の連絡や、店・メニュー選定のアンケート、開催日時の調整、当日の待ち合わせ時間変更、ドタキャン、遅刻などなど、ほぼ全ての情報・状況を集約できます。

投稿が時系列に並びますので、情報を把握しやすいです。メール(メーリングリスト)ではこうはいきません。全文引用、文頭のお約束、署名など余計な情報が多すぎて、容易には追えません。

もちろんiPhone・Androidアプリも

Microsoft 純正のアプリがあります。PCと同じように使えますし、ちゃんと通知が来ますので不便を感じることはありません。

最後に

ガラケーしか持っていない人は仕方ないとして、スマホユーザーはぜひ Yammer で連絡を取り合ってみてください。

プライベート情報を教える必要もありませんし、とても快適に使えることが分かると思います。
(旧来のメールが敬遠されている理由も)