Office365 の他人の予定表を、スマホアプリの Outlook から見ることができます。

PCからは Outlook や Office356 のブラウザで見ることができることはみんな知っていますが、スマホアプリからもできることは意外に知られていないと思います。

外出先だからこそ他人の予定を確認したいわけで、これができないと予定表の意義がほとんど無くなってしまいます。簡単にできますので、すぐにでも活用してみてください。

Microsoftのコミュニティで紹介されている

実は1年ちょっと前に方法が紹介されています。Office365 の出始めの頃はそんな機能は無く、ブラウザのPCモードでムリヤリ見ていました。とっても不便でしたね。

ここでは予定を見せたい人に公開し、更に招待する方法が紹介されています。

逆に言うと、誰かの予定を見たい場合は自分に公開してもらい、更に招待してもらう必要があります。

個別に公開設定するより、デフォルトの公開設定を変更した方が楽

いちいち公開してもらうのも招待してもらうのも面倒なんですよね。社内の特定の人にだけ公開したい予定なんてほとんど無いのですから、最初から公開されていいんです。

ということで、デフォルトの公開設定を変更しておくことをオススメします。こっちの方が全然楽です。

▼上記の設定をするとデフォルトで「タイトル」「場所」が公開されます

招待してもらうより、こちらから探したほうが楽

わざわざお願いして招待してもらわなくても、こちらから予定表を探せば中身を見ることができます。

上司が関係者全員を招待するなんて面倒ですからね。

▼予定表左上の三本線をタップすると表示される画面です。[＋]で予定表を追加しましょう。

▼[共有の予定表を追加]をタップします。

▼見たい人を検索し、[＋]で追加します。（ちなみに弊社代表です）

▼見たい人の予定が追加されました。これでスマホからでも予定が確認できます。

一番大事なこと

予定表の主目的は、他人に予定を把握してもらうことです。そのためにも、各人に予定表に登録してもらわないと意味がありません。

これが一番のハードルだったりします。予定を登録する習慣が無い人にとっては面倒以外の何物でもありませんからね。

最低限の予定だけ登録してもらおう

何でもかんでも登録してもらうのではなく、最低限の予定だけ登録してもらいましょう。

最低限の予定は2つです。

自席から離れる予定

外出や社内での会議などです。所在や戻り時間を把握するために必要です。

共有スペースを使う予定

会議室を使うような場合ですね。バッティングしないように登録しておく必要があります。

とりあえずこれだけでも登録してもらうだけでも、かなり業務が円滑になります。

納得してもらおう

ルールとして強制するのは、それはそれで必要だと思います。ただそれだけでは長続きしないです。

やはり納得してもらうことが一番大切です。習慣付けるのはとても大変ですし、必勝法なんてありません。地道に啓蒙するしかないですね。

少し意地悪ですが
・バッティングしたら登録している方が優先
・関係者の予定表に基づいて会議の予定が決められてしまう
など、登録しないと困った状況にするのは有効な手だと思います。

最後に

スマホで他人の予定を確認できるのはやはり便利です。

あとは月表示に対応してくれれば言うことなしです。月表示はどこが埋まっていてどこが空きなのかすぐに分かりますからね。

アップデートは頻繁に行われていますし、じっくり待ってみようと思います。