新社会人必見!!Teamsの超基本的な使い方&便利な使い方

Teams
新社会人必見‼Teamsの使い方

これから入社する会社でMicrosoft Teamsが使われているケースはかなり多いと思います。

まだTeamsを使ったことがなく不安な方向けに、基本的な使い方と、知っておくと便利な使い方をご紹介します。

まえがき

本記事はアーザスのインターンシップの一環として作成しました。

アーザスでは2022年9月末~10月にかけて記事作成のインターンシップを行い、興味のあるテーマを自由に選定していただきました。

Teamsとは

Teamsとは

Microsoftが提供しているオンラインコミュニケーションツールです。

チャットやファイル共有、音声通話やビデオ会議などをすることができます。

また、Microsoft 365の各種ツールと連携できる機能が備わっているため、TeamsでそのままExcelやWordファイルを開いたり、編集することができます。

そんなTeamsの主な機能の使い方や、便利な使い方をご紹介します。

アクティビティ

アクティビティ

通知機能のことです。

通知するように設定したチャネルの投稿が一覧で表示されます。

特定のチャネルの通知をオフに設定する

頻繁に情報が更新されるチャネルなど、特定のチャネル通知をオフにすると使いやすくなります。

  • ① 通知をオフにしたいチャネルの「・・・」を選択
  • ② 「チャネルの通知」を選択
  • ③ 「オフ」を選択

個人のメンションや返信はオフにできません。未読の投稿がある場合は太字で表示されます。

通知オフ

チーム

自分が参加しているチーム、チャネルが表示されます。

チームとは?

部署やプロジェクトといった組織で共同作業を行うメンバーが所属する場所です。

チャネルとは?

実際にコミュニケーションを取る場所です。

チーム内には複数のチャネルを作成することができ、用途別に使い分けます。

チームの作り方

組織内の誰でも参加できるチームを一から作成する手順をご紹介します。

① 「チームに参加/チームを作成」を選択
チームを作成

② 「チームを作成」を選択
チームを作成

③「最初から」を選択
チームを作成する

④「パブリック」を選択
パブリック

⑤ チーム名を入力し「次へ」を選択
チーム名

⑥ メンバーを追加
メンバーを追加

後で追加することもできますのでスキップして構いません。

チームにメンバーを追加する

  • ① チームの「・・・」を選択
  • ② 「メンバーを追加」を選択

メンバーの追加

メンバー選択

チャネルの作り方

チームメンバー全員がアクセス可能なチャネルの作成方法をご紹介します。

  • ① チャネルを作成するチームの「・・・」を選択
  • ② 「チャネルを追加」を選択

チャネルの追加

③チャネル名を入力し、プライバシー「標準」を選択
チャネルの追加

社外の人をチームに招待する

社外の人とチームを組んで仕事をするケースがありますが、そんな時もTeamsを利用できます。

チャット

特定の誰かとコミュニケーションを取る際に使う機能です。1対1だけでなく複数人でチャットすることもできます。チャットに招待されている人以外は見ることができません。

chat

社外の人とチャットをする

Outlookの連絡先に登録されている場合、社外のアカウントとTeamsでチャットすることができます。

① 検索バーに相手のメールアドレス、もしくは名前を入力
外部1

②「外部で (入力したメールアドレス) を検索」を選択
外部2

③ 相手のアカウントを選択しチャットを開始
外部3

備忘録として使う

自分の名前のついたチャットは自分宛のチャットです。

自分以外は見ることができませんので、備忘録やメモ代わりに使用することができます。

カレンダー

予定表の確認や、オンライン会議へ参加することができます。
カレンダー

会議に参加する

予定表で参加したい会議を選択し「参加」ボタンを押します
会議に参加

会議を作成する

①「新しい会議」を選択
会議を作成する

② 詳細な情報を入力して保存
会議情報

今すぐに会議を始める

  • ①「今すぐ会議」を選択
  • ②「共有リンクを取得する」を選択

すぐに会議

③ 参加者に会議へのリンクを共有しつつ「会議を開始」します
会議を開始

実は便利な書式設定

書式設定は投稿する文字を装飾するための機能ですが、それ以外の用途でもよく使います。

余計な書式を削除する

外部サイトからコピペした場合など、余計な書式まで反映されてしまうことがあります。テキストエディタを一旦経由する方法もありますが、直接書式を削除する方が簡単です。

①「書式」を選択し「書式あり」にする
書式設定

② 書式を削除したい部分を選択し、「すべての書式設定をクリア」を選択
クリア

誤送信防止

Teamsの改行は「Shift」キー+「Enter」キーです。「Enter」キーは送信ですので誤送信がよく発生します。

しかし「書式あり」の状態では「Enter」キーは改行ですので、誤送信を防止することができます。

最後に

Teamsには無料版がありますので、入社前に是非ご自身で色々触ってみてください。

それではよい社会人ライフを!