IT業界に限った話ではないですが、開発現場のようなプロジェクトにはほとんどの場合「プロジェクトマネージャー」という責任者がいます。
すべての業務に携わり、開発計画を円滑に進める役割を担います。

IT初心者の筆者ですが、先日プロジェクトマネジメントについて学ぶ機会がありました。今回は学んだプロジェクトマネジメント手法のうち、心に残ったプロジェクトマネージャーの6つの心得を紹介します。

プロジェクトマネージャーでなくても、プロジェクトに関わる全ての人も知っておいて損はないと思いますよ。

プロジェクトマネージャーとは

プロジェクトマネージャーは、企画から開発、運用に至るすべての業務に携わり、現場の統制・管理を担います。

プロジェクトには、様々なステークホルダー（企業の利害関係者）が関わります。
大まかにいえば、作る人（プログラマー）、使う人（ユーザー）、お金を出す人（スポンサー）と分けられます。

それらの人たちをうまくまとめるのがプロジェクトマネージャーの役割の一つです。

すぐに役に立つ6つの心得

それではさっそくプロジェクトマネージャーの心得をご紹介！

其の壱．質問や依頼に返答する際の心得

業務に関する質問や依頼なとが電話やメールで次から次へ舞い込んできます。
その対応は、その日中にするようにしましょう。

すぐには答えが出ない場合でも、「検討に時間を要しますので、何時何時までに返信いたします」といった一次回答という形で迅速な対応を心がけましょう。

メールや伝言の場合は、相手が受け取ったかという確認ができません。受け取ったという連絡があれば、相手に安心感を与えることができます。

其ノ弐．作業を依頼する際の心得

作業を依頼する場合は、目的や意図を明確にして伝えましょう。

なぜその作業をするのかという目的や理由を伝えれば、相手も仕事をする上での判断材料になります。

例えば、「〇〇に関する資料を作っておいて欲しい」という依頼と、「〇〇に関する資料が、×時の会議で△△という目的のために必要なので作っておいて欲しい」という依頼とでは、後者のほうが相手が作業しやすくなります。

あいまいに依頼すると、双方の認識に違いが生まれ、本来の目的から外れた作業をする恐れがあります。

きちんと事前に説明しておけば、相手がどう作業をすればいいかの判断がしやすくなるので、目的や意図を怠らずに共有しましょう。

其の参．スケジュール管理の心得

スケジュールを組む時は、あらかじめバッファー（余裕）を設けておきましょう。

割り込みなど急の仕事で、スケジュール通りに作業が進まないことが多々あります。

そんな時に、ギチギチにスケジュールを組んでいたら、とても業務時間内に仕事が終わりません。最初から、バッファーを設けておけば、予定が変更しても作業をこなすことができます。

其の四．相手の主張に対応する際の心得

様々な関係者がそれぞれの意思を主張します。そんなときに、相手の主張を否定することは極力避けましょう。

相手の主張に対して、「難しいですね。なぜなら・・・」というNo Because（いいえ、なぜなら～）で返すと、相手が自分の意見を受け入れてくれないという印象を与えてしまいます。場合によっては怒られてしまうかもしれません。

そうではなく、「なるほど、それはいいですね。しかし・・・」というYes But（はい、しかし～）で返すようにしましょう。

相手の主張を聞き入れて肯定したうえで、困難な点や対案を出すと相手も検討してくれるでしょう。「無理です」と即座に否定することも、「お安いご用です」と安請け合いするのも避けましょう。

理想なのは、「出来ますよ。ただし、これくらいコストがかかりますよ。」と回答することです。この回答なら、相手に不快な思いをさせることなく、自分も無理な要求を呑むこともなくなります。

其の伍．仕事を増やさない心得

日々新たな作業や問題が発生し、抱えきれない程の仕事が降りかかってきた際に、つぶれないようにするための心得です。

一番は、安易に仕事を引き受けないことです。「今すべきかどうか」を確認して、優先度の低いタスクは引き受けないようにしましょう。

また、人に頼むのも一つの手です。人に頼むのは申し訳ない、自分でやったほうが早いという考えは捨てましょう。

手間であっても、人に仕事を振ることは、のちのち相手にとってスキルになります。自分がいなくても、いちいち説明しなくても、自分で判断できるように成長することにつながります。

其の六．計画を変更する際の心得

最初に作った計画が思う通りに進まなかった場合、変更を余儀なくなります。その際に重要なのは、変更を恐れないことです。安易な変更は避けるべきですが、状況に応じて柔軟に対応し、現実にあった計画に見直すことが大切です。

また、大胆に変えるということも時には必要になります。その場しのぎの変更ではなく、本質的な問題を解消しなければ、また計画が頓挫してしまいます。そもそも最初の計画の時点で、見通しを誤っていた可能性があるからです。

計画を変更することに遠慮してしまうのはよくありません。後ろめたさもあり、また「すぐリカバリーできる」と楽観して考えがちですが、自分の都合の良い楽観視は外れることが多いです。

締め切りを一日延ばしてほしいと言って、さらにもう一日延ばしてほしいと何度も何度も変更を繰り返しては信頼を失ってしまいます。時には、遠慮や妥協をせずに変更することも求められます。

最後に

プロジェクトマネージャーはすべての業務に関わることから、幅広い知識と、高いコミュニケーション能力が求められると感じました。

重要なポジションですが、プロジェクトマネージャーの数が少ないのが現状だそうです。様々な現場でのマネジメント経験が求められるので、未経験では難しいでしょう。

ただ、プロジェクトメンバーであっても仕事をする上で大事になることばかりだと思います。何か一つでも取り入れていただければ幸いです。