メールをたくさん受信すると全部確認するのも大変で、だれから来たのかも分かりにくくなってしまいます。そんな問題を解消するために Office365™ のメール機能には「ルール」というものが設定できます。

今回はこの「ルール」について解説していきます。

ルール機能はどんなことができるの？

ルール機能では様々な振り分け方法を設定することができます。○○さんから来たメールをXXというフォルダに移動させる、Aさんからきたメールは毎回Bさんに転送するようにするなど。

それでは簡単にですが、振り分け方法を説明していきます。

差出人によるフォルダ分け

特定の人や会社から来たメールをフォルダに振り分けるルールを設定します。

ここでは「yamada@xxx.co.jp」という宛先から来たメールを「yamada」フォルダに移動させるというルールを設定します。

まず右上の設定メニューからオプションをクリックします。メール＞自動処理＞受信トレイのルールを選択します。

▼＋のマークをクリックすると、「新しい受信トレイルール」という画面が表示されます。

▼①「メッセージを受信し…」という欄に振り分け条件を設定します。②送信または受信した場合を選択して、③差出人を選択した後に、宛先のアドレスを入力します。宛先が登録されている場合はその宛先を選択するだけで大丈夫です。

▼①すべてを実行するという欄には振り分けたメールに対するアクションを設定します。②移動、コピーまたは削除を選択して、③メッセージを次のフォルダに移動するを選択します。その後に移動させる先のフォルダを選択します。

▼入力が終わりましたOKを押してください。これでルールが保存されました！

最後に

このルールは最初のうちに設定しておけば、後で面倒なことにならないですね。

少しの時間で簡単に設定できるので、ぜひ活用してみてください！