Office365の管理者が「ファイル共有」で行うこと・注意すること

Office365
Office365の管理者が「ファイル共有」で行うこと・注意すること

会社にはユーザー(社員)に公開したいファイルがたくさんあります。その中には全ユーザーに対して公開したいファイルもあれば、限られたユーザーにのみ公開したいファイルもあると思います。

ファイルの公開は Office365™ のグループ機能と OneDrive™ for Business で容易に実現可能です。

ここでは、ファイルを公開するために管理者が行うことと、気を付けなければならない点について説明します。

ファイル共有ってなんだろう?

キャビネットの写真

Office365 では「公開」を「共有」と呼びます。ファイルの場合はファイル共有です。決められた場所に置かれたファイルを複数の人が使えるようにすることを、ファイルを共有するといいます。

ちなみに自分の予定を他人に公開する場合は「予定の共有」といいます。

どこからでも使える

スマートフォンを見ている人の写真

もし Office365 を使用しない場合、ファイル共有はどのように行われるのでしょう?社内にファイルサーバーを設置し、その中にファイルを格納することが一般的だと思います。

では会社の外にいるユーザーがそのファイルを使いたい場合どうしますか?わざわざ会社に戻り、社内のファイルサーバーの中からファイルを探しますか?社内の人に頼んでメールで送ってもらうかもしれませんね。いずれにしろ非常に面倒です。

Office365 の OneDrive for Business を使えばその面倒を解消できます。OneDrive for Business は簡単にいえばファイルサーバーです。このファイルサーバーはインターネット上にあります。よってどこからでもファイルを使用することが可能です。とても便利ですね。

決められたユーザーをまとめるグループ

グループのイメージ

ファイルを共有するといっても、誰でも使えてしまうのは困りますよね。中には決められたユーザーにしか使えないようにしたいファイルもあるはずです。

Office365 のグループ機能を使うことで、決められたユーザーをグループとしてまとめることが可能です。

グループとは、簡単に言うと営業部やサッカーサークルのようなものです。ユーザーがメンバーとして参加します。

  • 全社員グループ:全ユーザーを参加させる
  • 経理部グループ:経理部のユーザーを参加させる

というようにグループを作成します。

グループと OneDrive for Business の関係

office365-admin-onedrive-beginning-04

ここまでで、グループと OneDrive for Business という2つの機能が登場しました。

実はグループはそれぞれ OneDrive for Business を持っています。各グループに専用のファイル格納場所があるということです。グループの OneDrive for Business に格納されているファイルは、グループに参加しているメンバーしか使うことができません。

つまり、経理部の社員にのみ共有したいファイルは経理部グループの OneDrive for Business に格納すればよいのです。全社員に共有したいファイルは全社員グループに格納することになりますね。

管理者が行うこと

管理者がファイル共有を実現するために行うことは何でしょう?ここまでくればもうお分かりのはずです。グループを作りメンバーを参加させることです。ただそれだけです。

あえて挙げるなら、最初にファイルの格納ルールを決めておくことでしょうか。場所だけ用意して後はご自由に、としてしまうと収拾がつかない状態になってしまいますから。

ファイル共有で大事なこと

セキュリティのイメージ

ファイル共有についてもっと大事なことがあります。それはどんなファイルを OneDrive for Business に格納するか決めるということです。

どんなファイルでもとりあえず放り込めばよいというものではありません。ファイルは社外、つまりインターネット上に置かれるのです。Office365 が安全に作られているとはいえ、問題が発生する確率はゼロではありません。

完璧なセキュリティはありません。

どんなファイルを格納するかについては管理者が決めることではありませんが、情報セキュリティ責任者に決定を促す役割はあります。

基本的にあなたが所属している会社が定めている「情報セキュリティポリシー」に従うことになると思います。例えば、万が一にでも社外に流出してしまっては困る機密情報が含まれるファイルは社内のファイルサーバーにのみ格納しておく、などです。

最後に

ユーザーへファイルを公開するために管理者が行うことについて説明しました。グループを作るだけですので意外に簡単だったと思います。
ただ、安易にファイル共有すべきではないことについては覚えておいていただきたいと思います。

グループにはまだまだ機能があります。グループの具体的な作り方を含め、近々説明しますね。