経理をリモートワーク(テレワーク)で!Azure・OneDrive・VPNを駆使して決算期を乗り切れ!
アーザス代表の中島です。
4月も半ばのこの時期は決算処理という会社が多いと思います。経理の方は新型コロナの影響で思うように仕事が進まず、頭を抱えているのではないでしょうか。
弊社では経理担当からリモートワーク（テレワーク）できないか？という相談を受け、以前から少しずつ準備を進めていました。
そして今回の新型コロナ発生を期に完全移行しましたのでご紹介します。
リモートワークの準備をする前に
リモートワークの準備をする前に、現在どんな環境なのかを把握しておく必要があります。
弊社ではこんな環境でした。
- 自宅ではノートパソコンを使用している。
- 会社、自宅ともに固定のインターネット回線がある。ただし自宅（マンション）のファイアウォールは自由に設定できない。
- 会社のデスクトップPCには財務データがあるため、すぐに自宅のPCに変更することができない。
- 財務・会計データ以外はほとんどExcelやWordを使っている。
- Office 365を利用している。
- あまりお金をかけたくない。
ネットワーク構成
現在の環境を考慮しこのようなネットワーク構成にしました。
もちろんもっとお金をかければ安全で快適な接続環境ができるのですが、弊社は30名程度の会社です。VDIで構築することもできるのですが、ランニングコストが・・・。
ということで、「最低限」のことを「簡単」にできるようにしました。
それではポイントを1つずつ解説します。
VPN接続
私のPCはどこでも仕事ができるようにファイルをクラウドに置いているので、すぐに在宅と言われても問題ありません。
しかし財務・会計に関わるPCは色々と面倒です。例えば、銀行振込するPCは銀行の証明書をインストールする必要があるなど、PCを簡単に変えることができません。
このような状況の場合、PCを変更するのではなく社外からPCにアクセスできるようにします。要するにVPN接続です。
VPNのソフトは各社から出ていますが、割高だったり導入が難しかったりします。
Desktop VPN
色々なVPNソフトを検討したのですが、6月末まで暫定で「Desktop VPN」を利用することにしました。
2020年6月30日まで無料で利用できます。
社内PCにVPNソフトをインストール
社内PCに「Desktop VPN」をインストールしました。
ここで重要なのは電源設定でスリープにならないように設定することです。スリープになってしまうとVPN接続できません。
OneDrive
ファイルをOneDriveへ
弊社では基本的に個人で使用するファイルは「OneDrive」へ移動させています。
今回は社内のPCにアクセスできなくなる可能性を考え、個人のOneDriveに移動しても運用できるWordやExcelファイルは全て移動しました。そのおかげでわざわざVPN経由でPC操作をする頻度が減りました。
Azure
複数の人が使用するファイルは個人用のOneDriveへ置くことはできません。共有することも可能ではありますが、設定など色々と煩雑になりがちです。
そこで「Azure」上にファイルサーバを設置してファイルを置くようにしました。
もちろんAzure上のファイルは毎日バックアップしています。
自宅
自宅のPCに関しては以下の設定を行うだけで非常に簡単でした。
- 社内PCへのVPN接続
- Azureのファイルサーバへの接続
- Office 365（OneDrive、Outlook、Teamsなど）への接続
特にOffice 365はサインインするだけで各種サービスが使えるようになるので本当に楽です。
最近のプリンターの設定は簡単すぎる
よい機会だったのでプリンターを新調しました。
購入したプリンターは「Canon TS8330」です。
プリンターの設定はめちゃくちゃ簡単で、どうしてこれで接続できるの？と不思議なほどです。
印刷も高速ですし場所も取らないので在宅勤務にお勧めです。
これから実現したいリモートワークの環境
VPNについては暫定で「Desktop VPN」を導入しましたが、他のソフトを試す余地はあると思います。新型コロナで需要が高まっており、チャンスとばかりに大手ベンダーが期間限定で無料提供しています。より良いものがあると思いますので色々試してみたいです。
PCは「Windows Virtual Desktop」や、AWSの「Amazon WorkSpaces」などに切り替えたいです。今はまだ手が出ませんが・・・。
最後に
経理処理をしなければならないのに在宅勤務だと仕事がはかどらない！そんな悩みを抱えているなら、ぜひお気軽に弊社にお声かけ下さい。
VPNやOffice 365など様々なご相談をお受けいたします。