Office365™を使用していて、メールとyammerのプライベートメッセージのどちらで連絡をしたほうがいいのだろう、と悩むことが多々ありました。

そこで今回は二つの機能を比べて、有効的な使い方についての解説と使い分けの提案をしていきます。

メールとプライベートメッセージの比較

さっそく二つのメッセージ送信機能について見ていきます。どちらもファイルの添付、複数名への送信は可能です。

メールの特徴

Office365のメールについては以前、Office365の「メール」が他のメールサービスとどんな違いがあるのかその特徴を解説してみたという記事で紹介しました。

メールに関してのポイントは以下の通りです。

• 送受信メールの検索が簡単
• 社内・社外関係なくアドレスさえ知っていればメールが送れる
• 重要度の設定が可能
• 送信マナーを気にするので作成に時間がかかる

yammerプライベートメッセージの特徴

yammerプライベートメッセージについてはOffice365「Yammer」でプライベートメッセージ機能を使ってみようの記事で紹介しています。

以下のような特徴があります。

• 社内の人限定での連絡ツール
• 複数人でのチャットとしても使える
• 文章の検索機能がない

効率的な使い分け方は？

ざっとですが、二つの機能のメリット・デメリットについて記載してみました。同じような連絡ツールでも違いは色々とありますね。

それでは、使用例を並べてどちらがいいか検証していきましょう。

重要度が高い連絡事項のとき

これは確実にメールです。タイトルに「重要」等のキーワードを設定でき、一覧で見たときにすぐに確認することができます。

業務以外の連絡事項のとき

yammerのプライベートメッセージでもOKです。例えばイベントの幹事さん同士でのやり取りをするのにいちいち堅苦しいあいさつから始まるメール文を打つ必要はないですよね。「気軽に送信できる」のがyammerのいいところです。

ファイルを添付したいとき

メールのほうが優れていると思います。どちらの機能でもファイルは添付できますが、メールで来たExcel/Wordファイルだとメール画面を開いたままOffice Onlineでの編集が可能です。プライベートメッセージだと一度ファイルをダウンロードしてから編集になりますので、作業手順が増えてしまいます。

最後に

こんな使い方してみたらいいのではという例を、一部ではありますが記載させていただきました。参考にしていただけると幸いです。

この他にも実際に使用して気付いたことがありましたら、またご紹介したいと思います。