Office365の中には2つの予定表がある!?

Office365
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今まで予定表の紹介をしてきました。ここで大切なことをお伝えしなければなりません。実を言うとOffice365™ には2つの予定表があります。

この2つの予定表はお互いの予定を共有することはできません。なのでどちらかを選んで使用する必要があります。

同じ名前でまぎらわしいと感じるかもしれませんが、理解するのは簡単なので是非とも覚えておいてください。

Office365には予定表が2つある!?

タイトルでも述べたように、Office365 の中には2つの予定表があります。

メニューの中にある予定表(以下、「Exchange の予定表」と表記します)

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メニュー内の「メール」と「連絡先」の間に表示される予定表のことです。これは Exchange Online というアプリの中に属しています。

▼ここにあります。場所の提示

「サイト」という機能の中にある予定表(以下、「SharePoint の予定表」と表記します)

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メニュー内の「サイト」という機能の中にある予定表のことです。これは SharePoint Online というアプリの中に属しています。

「サイト」とはOffice365 に含まれている、主にグループ共有をするための機能です。細かい説明は後日、記事にします。

このように同じ名前の機能がExchange Onlineと SharePoint Onlineの両方に含まれています。名前が同じなのでぱっと見ると違いが無いように思うかもしれません。

2つの予定表の違いとは

比較のイメージ

2つの予定表には違いがあります。その違いは大きく2項目に分けられます。

  1. 異なるデータで保存されます。
  2. 機能やデザインが異なります。

異なるデータで保存される!?

特に注意しておきたいのは「異なるデータで保存される」ということです。困ったことに2つのデータはお互いに互換性がありません。ということは以下の問題に繋がってきます。

お互いの予定表に予定を表示させることはできません。

例えばAさんが「SharePoint の予定表」に予定を書き込み、その予定をBさんへ共有するようにしたとします。ですがBさんが間違って「Exchange の予定表」を見てしまったらBさんはその予定を見ることはありません。

このようにどちらに予定を書き込むべきかハッキリさせなければ、同じ名前の予定表でも予定を共有することができません。

機能面では何が違ってくるのか?

それでは機能面ではどのように異なっているのでしょうか?

Exchange の予定表

  • Officeの Outlook® と同期して「Exchange の予定表」に予定を表示したり、逆に「Exchange の予定表」を Outlook に予定を表示することができます。
  • ワンクリックで予定を入れることができます。
  • オンライン会議を予定として入れることができます。
  • メニューから開けるので、簡単に予定表を開くことができます。

Outlook とはOfficeに含まれている個人の管理アプリケーションです。

SharePoint の予定表

  • サイトを経由して予定表を開く必要があります。
  • 書き込みした予定は個人の予定ではなく、グループの予定として扱われます
  • 予定のメモ書きにファイルとカテゴリーを入れることができます。
  • 外部ユーザーとグループ予定を共有することができます。
  •     

などが挙げられます。細かいところですがかなり仕様が異なっています。これらの機能を比較した上でどちらを使用するのか考慮する必要があります。

2つの予定表をどう活用していくのか?

私の案としては「Exchange の予定表」に統一するべきだと考えます。

「Exchange の予定表」は他のユーザーやグループの予定を一緒に表示することが出来ます。一度に予定を確認できるので、とても便利です。表示する予定が多すぎると予定を見逃してしまう可能性がありますが、それぞれの予定を表示・非表示することで回避することが出来ます。

それでは「SharePoint の予定表」はどうすればいいでしょうか?基本的には使用すること自体をオススメしません。

ですが例外として1つだけ利用法があります。社外のユーザーが混ざっているチームの場合、チームの予定を共有する手段として「SharePoint の予定表」を使用する必要があります。これだけは「Exchangeの予定表」ではできないので「SherePointの予定表」を使用する必要があります。

最後に

「SharePointの予定表」はサイトのオマケ程度の機能なのに同じ名前なので、分かりにくくさせていると思います。

このような仕様が続く限りは、社内でコミュニケーションを図りどちらを使用するかルールを統一するようにしましょう。

当ブログではサイト項目の記事で「SharePoint の予定表」についても書きます。お楽しみに!