Office365の管理者が「メール」で設定すること~ユーザー専用ではないメール

Office365
Office365の管理者が「メール」で設定すること~ユーザー専用ではないメール

管理者が Office365™ にユーザーを追加するだけで、そのユーザーは「メール」を使えるようになります。

しかしそれだけでは足りません。組織(会社)が効果的にメールを使うために、管理者はいくつか設定を行っておく必要があります。

今回はユーザー専用ではないメールについて触れようと思います。

メールが個々のユーザー専用とは限らない

メールをタッチしている写真

メールは基本的に個々のユーザー専用です。それぞれメールアドレスとメールボックスを持っていて、他のユーザーから勝手に覗かれることはありません。

しかしそうではないメールもあります。これらのメールは組織の運営に欠かせないものです。

共有メールボックス

共有メールボックスのイメージ

その名の通り共有されたメールボックスです。担当のユーザーなら誰でもメールを見ることができます。

ホームページによく「問い合わせ先」のメールアドレスが載っていますよね。まさにあれを作ることができます。

弊社では info@a-zs.co.jp です

さらに問い合わせが来た後、自分のメールアドレスではなく info@a-zs.co.jp として返信することもできます。

送信済メールも共有され、他のユーザーが返信した内容を見ることができるようになる予定です。問い合わせに対し、誰がどこまで対応したのかいちいち確認しなくてもよいのです。

残念ながら送信済メールの共有機能は2015/4/30時点で未だ提供されていません。提供されたら下記ページでアナウンスされるとのことです。

共有メールボックスは管理者にしか作れませんので管理者のお仕事です。

グループの共有スレッド

グループの共有スレッドのイメージ

共有スレッドと言われても何のことだか分からないですよね。今はいわゆるメーリングリストだと思ってください。

グループとは、簡単に言うと営業部やサッカーサークルのようなものです。ユーザーがメンバーとして参加します。グループのメールアドレスにメールを送信すると、参加メンバーに一斉にメールが送られます。

グループにはメール以外にもたくさんの機能があります。近々説明します。

グループは一般ユーザーも作ることができます。しかし「全社員」「◯◯部」「△△営業所」のような会社として必要なグループは、あらかじめ管理者が作るべきです。勝手に作られて同じものができてしまったり、統一感の無いグループになってしまいかねません。

ちなみにグループは管理者にしか消せません・・・

リソースメールボックス

会議室の写真

リソースってなんでしょう?Office365 ではリソースは会議室や備品を指します。

なんと会議室や備品がメールアドレスを持っているのです。といってもユーザーがそのメールアドレスにメールを送ることはありません。予定表で予定を登録する際、会議室や備品を予約するために使います。メールのイメージとは少し違いますね。

これらリソースはあらかじめ作成しておく必要があります。管理者にしか作れませんので管理者のお仕事です。

最後に

ユーザーがメールを使えるだけでは足りないことがお分かりいただけましたでしょうか?

実は管理者がすべき設定はまだあります。

Office365 にはメールを安全に使う仕組みがあらかじめ用意されています。次回はその仕組みと、管理者がすべき設定についてご紹介します。