Office365の管理者が「メール」で設定すること~メールってなんだろう?

Office365
Office365の管理者が「メール」で設定すること~メールってなんだろう?

Office365™ には「メール」機能があります。管理者が Office365 にユーザーを追加するだけで、そのユーザーはメールを受け取ったり、送ったりすることができるようになります。

しかしそれだけでは仕事をするには十分ではなく、管理者はいくつかの設定をしておく必要があります。

それら設定について触れる前に、まずは Office365 のメールとは何かについて説明しようと思います。

メールってなんだろう?

メールの仕組みは、自宅に届く一般の郵便物ではなく私書箱に似ています。Office365 に追加されたユーザーは Office365 の中に「メールボックス」を持ちます。メールボックスはメールを溜め込んでおくユーザー専用の箱です。

メールと私書箱の仕組みは以下のように対応しています。

  • Office365:郵便局
  • メールボックス:私書箱
  • メールアドレス:私書箱の住所
  • メール:手紙

郵便ポストは後から出てきます。

メールを受信するとは

メール受信のイメージ

私書箱を使っている人は定期的に郵便局に行き、私書箱に手紙が来ていないか確認する必要があります。私書箱を使ったことがある方はお分かりになると思います。
同じようにユーザーは Outlook® や Office365 のWebメール機能 を使い、定期的に Office365 の自分のメールボックスを覗きます。

メールで使用するソフトウェアをメーラーと呼びます。

メールボックスに新しいメールがあった場合、メーラーに取り込みます。その際メールボックスから新しいメールは消しません。結果、メーラーとメールボックスは同じ状態になります。

実際の私書箱と異なるのは、私書箱から手紙が無くならない点です。私書箱に手紙を入れっぱなしにしているイメージでしょうか。メールをメールボックスから消しませんので、スマートフォンや自宅のPCからでも同じメールを見ることができます。

メールを送信するとは

メール送信のイメージ

手紙を送る場合、住所を書いて郵便ポストに投函すると思います。Office365 は内部に郵便ポストを持っています。ユーザーはメーラーを使ってメールを書き、宛先のメールアドレスを記載し、Office365 に送信します。するとメールは巡り巡って宛先のメールボックスに届きます。

同時に、送信したメールは送信済メールとして自分のメールボックスに格納されます。メールボックスには受信メールだけではなく、送信メールもあるのです。そのおかげで、受信メールだけではなく送信メールも、どこでも同じものを見ることができます。

▼どこでも同じメールが見られる!
どこでも同じメールが見られるイメージ

最後に

Office365 のメールについて少しでもお分かりいただけましたでしょうか?

最初にお伝えした通り、ユーザーがメールを使えるようになっただけでは仕事になりません。組織(会社)が効果的にメールを使うために、管理者はいくつか設定を行っておく必要があります。

次回はそれら管理者が行う設定について説明します。