悩める管理者の強い味方!Office365の「サポート」~全てのユーザーが利用できるサポート~

Office365
悩める管理者の強い味方!Office365の「サポート」~全てのユーザーが利用できるサポート

Office365™ には困った時の強い味方「サポート」があります。

サポート方法は4種類用意されています。2つが全てのユーザーが利用できるサポート、残り2つが管理者専用のサポートです。

今回は全てのユーザーが利用できる2つのサポートについて説明します。

オンライン ヘルプ

オンラインヘルプ画面

文字通りヘルプの検索です。

各機能の使い方を調べたい場合はこれで何とかなることが多いです。

ただ情報量が膨大で文字数がとても多いため、望んだ情報に辿り着き、さらに読み解くのは意外に時間がかかります。基本的な用語の説明もあまり無く正直分かりやすいとは言えません。

ある程度 Office365 を知っている方がスムーズに使えると思います。

コミュニティ フォーラム

コミュニティフォーラム画面

簡単に言うと Office365 についての疑問を解決するための掲示板です。サポートの方が回答してくれる場合もあれば、一般の詳しい方が回答してくれる場合もあります。

まずは同じ問題が載っていないか検索します。同じ問題が見つかり解決したら幸運です。解決まで最速です。

見つからない場合や解決しなかった場合は新たに質問します。
問題は、解決までに時間がかかる可能性が高いということです。もし1日で回答が来たとしてもそれで解決するとは限りません。2、3回のやりとりだけで数日経過してしまいますので、急いでいる場合には使えません。

活用方法の提案

キーボードを打つ写真

先にご紹介した2つの方法は、ユーザーが使うには多少敷居が高い印象を持たれたと思います。ですが管理者に質問が集中する状況は避けたいです。

そこで提案です。

まずはユーザーに「オンライン ヘルプ」や「コミュニティ フォーラム」を検索してもらい、それでも分からない場合は管理者に連絡してもらう、というルールを設けるのはいかがでしょう。それで解決したのなら儲けものです。

ユーザーが検索に時間をかけすぎないように注意はしておきましょう。ユーザーの本職に影響が出るのは本末転倒です。

更にこんな狙いもあります。それは調べ物が得意なユーザーを発掘することです。経験上、彼らは短時間で目的の情報まで到達することができます。情報が無い場合の判断も早いため、無駄に時間を浪費することもありません。

「コミュニティ フォーラム」に新たに質問を投稿することを含め、そのユーザーの周辺だけでも問題が自己解決できるようになれば管理者の負荷は下がります。人は大抵の場合、他人に頼られるのは嬉しいものです。

そのユーザーの功績を認めるために、みんなの前でお礼を言うのも忘れずに!

最後に

全てのユーザーが利用できる2つのサポートについてご紹介しました。

まずはユーザーにサポートの存在を案内しましょう。そして時間をかけ過ぎない程度に自分で調べて、それでも分からなかったら管理者に質問するようにお願いしましょう。

ユーザー数にもよりますが、管理者が全ての質問をさばくのはかなりの負荷です。管理者が Office365 の管理専業というケースはかなり少ないと思います。中小企業ではなおさらです。その負荷がなるべく下がるように仕向ける必要があります。

次回は管理者しか利用できない2つの方法について説明します。このサポートは非常に手厚く定評があります。管理者にとってとても心強いものです。間違いなく管理者の負荷を下げてくれると思います。