Office365の「予定表」の共有で覚えておこう!2種類の予定表

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Office365の「予定表」の共有で覚えておこう!2種類の予定表

Office365™ の予定表を使う目的は予定情報の共有です。簡単に言うと「みんなで同じ予定を見る」「他の人に予定を見せる」ためです。

予定表を共有する上で、管理者が覚えておくべき4つの要素があります。そのうちの1つ「2種類の予定表」について触れてみたいと思います。

2種類の予定表

天秤の絵

Office365 には2種類の「予定表」機能があります。名前は同じですが全くの別ものです。

Exchangeの予定表

Office365 のメニューの「メール」と「連絡先」の間に表示されている予定表です。

ユーザーが普段使っている予定表はこちらだと思います。個人の予定表とグループ(共通)の予定表があります。

グループとは、簡単に言うと営業部やサッカーサークルのようなものです。ユーザーがメンバーとして参加します。グループの予定表はメンバーみんなの物です。

Exchangeの予定表ではこんな共有ができます。

  • 個人の予定表を Office365 を使っている社内の人に共有する
  • 個人の予定表を不特定多数に共有する
  • グループの予定表を Office365 を使っている社内の特定の人に共有する

SharePointの予定表

「サイト」の中で使うことができる予定表です。

共通の予定表専用ですので、個人の予定表はありません。

SharePoint® の予定表ではこんな共有ができます。

  • 共通の予定表を Office365 を使っている特定の社内の人に共有する
  • 共通の予定表を Office365 を使っている社内の人全員に共有する
  • 共通の予定表を不特定多数に共有する
  • 共通の予定表を特定の外部ユーザーと共有する

どちらを使うべき?

Office365 に予定表が2種類あることに対して疑問を感じるかもしれませんね。元々違うサービス(製品)を Office365 という名で1つにまとめているため、このようなことが起きています。

ではどちらを使うべきでしょうか?

個人の予定表を共有する

Exchangeの予定表しか個人の予定表を作ることができません。よってExchangeの予定表一択です。

共通の予定表を共有する

大抵の場合はExchangeの予定表で事足りると思います。

Exchangeの予定表には以下のような利点があります。

  • グループ(共通)の予定はメンバー個人の予定表にも登録されます。普段使っている予定表に表示されるため、把握モレを防ぐことができます。SharePoint の予定表はブラウザでサイトを確認する必要があります。
  • 普段使っている予定表ですので、操作に慣れています。SharePoint の予定表は操作しやすいとは言いがたいです。
  • 作成が容易です。グループを作るだけで予定表が使えます。SharePointはサイトを作り、その中に予定表を設置しなければなりません。
  • メンバーの出欠を取るような予定を作ることができます。

Exchangeの予定表の方が使いやすいということですね。あるケースを除き、Exchangeの予定表をおすすめします。

SharePointの予定表を使うケース

Exchangeの予定表ではできず、SharePoint の予定表でしかできないこととは何でしょう?それは共通の予定表を外部ユーザーと共有することです。それが SharePoint の予定表を使うケースです。

例えば、外部ユーザーもいるプロジェクトで共通の予定表が必要な場合、SharePoint の予定表を使います。

最後に

予定表の共有で覚えておくべき4つの要素のうち「2種類の予定表」について触れてみました。

同じ “予定表” でも、Exchangeの予定表と SharePoint 予定表は別機能です。使いどころも異なります。
迷ったらまずはExchangeの予定表を検討し、問題があるなら SharePoint の予定表を検討するという順番でよいと思います。

残り3つの要素は「2種類の共有」「3種類の共有相手」「4種類のアクセスレベル」です。要素が多くてちょっと複雑そうですね。

ただ、全ての組み合わせが実現できるわけでもなく、組み合わせるべきでもありません。用途別にだいたい組み合わせは決まっています。それらについては別記事で紹介しようと思います。