Office365™ の予定表を使う目的は予定情報の共有です。簡単に言うと「みんなで同じ予定を見る」「他の人に予定を見せる」ためです。

予定表を共有する上で、管理者が覚えておくべき4つの要素があります。そのうちの1つ「2種類の共有」について触れてみたいと思います。

2種類の共有

予定情報の共有には大きく2種類あります。見た目が同じ場合もありますが、考え方が全く異なります。別物と考えておきましょう。

共通の予定表を共有する

• 会社のイベント情報を載せる予定表を、社員全員が見る
• 部署の情報を載せる予定表を、所属している社員が見る
• プロジェクトの予定表を、参加している社員が見る

のように、特定の人たちが共通の予定表を見ます。共通の予定表は個人のものではなく、みんなのものです。

定例会議や創立記念日など、共通の予定をお知らせするために使います。

個人の予定表を共有する

• 上司が部下に自分の予定を見せる
• 部署全体でお互いに自分の予定を見せる
• 全社員が全社員の予定を見られるようにする
• 一緒に仕事をしている他社の社員に自分の予定を見せる

のように、自分の予定を特定の人に見せます。

会議や外出、休暇など、個人の予定を他の人が把握するために使います。

共有の種類によっては使えない予定表がある

Office365 の予定表には、Exchangeの予定表と SharePoint® の予定表があります。

SharePoint の予定表では個人の予定表を作ることはできません。よって個人の予定表を共有したい場合、Exchangeの予定表を使う必要があります。

最後に

予定表の共有で覚えておくべき4つの要素のうち「2種類の共有」について触れてみました。

同じ “共有” でも、共通の予定表と個人の予定表では全く考え方が違います。
さらに使用可能な予定表も異なります。

残り3つの要素は「2種類の予定表」「3種類の共有相手」「4種類のアクセスレベル」です。要素が多くてちょっと複雑そうですね。

ただ、全ての組み合わせが実現できるわけでもなく、組み合わせるべきでもありません。用途別にだいたい組み合わせは決まっています。それらについては別記事で紹介しようと思います。